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《PMBOK?指南》第六版中的項目知識管理

2018-11-09    來源:項目管理思考
《PMBOK®指南》第六版新增了4.4 管理項目知識過程。
 
《PMBOK®指南》中的觀點
一、管理項目知識的目的
      1.     管理項目知識旨在利用現(xiàn)有知識,生成新的知識。
      2.     管理項目知識的目的是實現(xiàn)項目目標,并幫助組織習(xí)得這些知識。
 
二、知識的分類
      借鑒一般知識管理的觀點,《PMBOK®指南》第六版中將知識管理分成兩類:
      1.     顯性知識:易使用文字、圖片和數(shù)字進行編撰的知識。
      2.     隱性知識:個體知識以及難以明確表達的知識,如信念、洞察力、經(jīng)驗和“訣竅”。
 
三、知識管理的關(guān)鍵活動
      1.     知識分享
      2.     知識集成
 
 
《PMBOK®指南》中知識管理的理解
      《PMBOK®指南》中正式提出了知識管理,可見強調(diào)知識管理是當今項目管理的風(fēng)尚之一。
 
一、對兩種不同知識類別的理解
      知識可以是組織的,也可以是個人的。顯性知識經(jīng)過記錄,形成組織過程資產(chǎn),保存在項目管理信息系統(tǒng)(PMIS)中。在項目執(zhí)行期間或結(jié)束時,移交給組織作為組織過程資產(chǎn)。PMI在管理項目知識過程更加強調(diào)隱性知識的管理。隱性知識不易文檔化。它跟個人的經(jīng)驗和資質(zhì)很有關(guān)系。
 
      《PMBOK®指南》中知識管理的重點是管理隱性知識,以及顯性知識與隱性知識之間的共享與轉(zhuǎn)換。這和一般的知識管理著作中的觀點是一致的。
 
      隱性知識未文檔化。它具有難以規(guī)范化、難以模仿、不易交流與分享、不易被復(fù)制或竊取的特點。
 
二、項目知識管理的作用
      舉例說明。一個正在招投標的軟件開發(fā)項目中需要實現(xiàn)三項功能。組織的經(jīng)驗教訓(xùn)知識庫中有相似的項目歸檔資料,可供參考。其中包括代碼交付物和文件交付物。在商務(wù)談判時,采購經(jīng)理與項目經(jīng)理依照公司要求的驗收標準與客戶溝通,無法達成共識。
 
項目知識管理在以上案例中可發(fā)揮如下作用:
1.     節(jié)約工總量:
      通過查閱項目管理信息系統(tǒng)(PMIS),項目經(jīng)理識別到這當中的兩項功能都在以往的項目中實施過,且經(jīng)過技術(shù)專家判斷,匹配度很高。那么,在項目經(jīng)理提交工作量評估時(efforts estimation),工作量就可以大大減少。報價降低了,組織的市場競爭力提高了?;蛘撸瑘髢r沒有降低,但是利潤增高了。無論是哪一種方式,對組織而言都有益。
2.     快速完成解決方案:
      以往項目的解決方案將有助于在新項目中快速生成解決方案。以往項目的實施結(jié)果(成功與否)可向新項目傳遞“哪種解決方案是有效的?”參考信息。
3.     促進客戶溝通:
      在與客戶無法就工作說明書的內(nèi)容達成一致意見時,如雙方就驗收標準存在爭議,以往類似項目的驗收標準將是很好的參照和有力證據(jù)。
 
      顯性知識存在于經(jīng)驗教訓(xùn)知識庫中,是組織過程資產(chǎn)的一部分。除以上列舉的作用外,它還可能在項目管理的其他方面作為組織過程資產(chǎn)發(fā)揮作用。
 
三、隱性知識顯性化
      項目經(jīng)理只有施展軟技能,營造開放且樂于分享的環(huán)境,才具備獲得隱性知識的大環(huán)境。同時,項目經(jīng)理還需要積極營造自身“人設(shè)”,把自己打造成“人見人愛,花見花開”的高品質(zhì)人才,使相關(guān)方樂于與你分享隱性知識,這樣才可以成功獲得更多的隱性知識。

除此之外,項目經(jīng)理還應(yīng)致力于將隱性知識顯性化??蓪嵺`的方式包括但不限于:
1.     通過口口相傳的方式習(xí)得了知識,將其以問題日志或其他文檔的方式記錄下來。
2.     查閱相關(guān)資料,將信息整合到必要的深度,形成新知識,記錄在成新文檔。
3.     參加培訓(xùn),通過增強顯性知識,來彌補對隱性知識理解上的差距。


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